¿Necesita organizar una reunión? ¿Tiene una situación de emergencia y necesita ayuda? ¿La fecha límite de repente se redujo a la mitad? ¿Necesita verificar la disponibilidad de colegas rápidamente? ¿Quiere verificar la disponibilidad de alguien en Google Calendar? Puede hacer todas esas cosas si ha compartido todos sus calendarios. Este tutorial te mostrará cómo hacerlo.
Consulte también nuestro artículo Cómo sincronizar todos sus calendarios de Google con el iPhone
Google Calendar le permite compartir una copia de su calendario para que lo vean sus compañeros de trabajo y amigos. Les permite verificar la disponibilidad, establecer recordatorios e invitarlos a un evento. Es una característica interesante de la aplicación que hace que el trabajo colaborativo sea muy sencillo.
Aunque está bien. Debe otorgar activamente permiso para que otros vean el calendario y establecer permisos separados para que puedan editarlo. Incluso puede crear un calendario compartido separado del suyo si lo prefiere.
Google Calendar para compartir
Compartir calendario es un poco como el calendario de Exchange de Outlook. Puede ser visto por personas dentro de un grupo o personas a las que les concede permisos. Establece permisos de edición específicos, o no, y puede usarlos para verificar la disponibilidad, las reuniones, etc. Todas las personas con las que compartas también deberán usar los Calendarios de Google; de lo contrario, tendrás que hacer público todo el calendario, lo cual no es ideal.
Para compartir un calendario existente, haga esto:
- Abre tu Google Calendar.
- Seleccione el calendario que desea compartir desde la izquierda.
- Seleccione los tres puntos al lado y luego seleccione Configuración y uso compartido.
- Seleccione Agregar personas en Compartir con personas específicas para compartir con personas.
- Marque la casilla junto a Poner a disposición del público en Permisos de acceso para compartir con un grupo. Seleccione el grupo en el cuadro desplegable.
- Seleccione Enviar una vez hecho.
Compartir con un grupo solo funcionará si usas Grupos de Google. De lo contrario, deberá agregar miembros al grupo individualmente.
En su lugar, puede crear un nuevo calendario compartido si lo prefiere.
- Abre tu Google Calendar.
- Seleccione Crear en el menú de la izquierda para crear un nuevo calendario.
- Póngale un nombre y seleccione Crear calendario.
- Siga los pasos anteriores para permitir el acceso a individuos o grupos.
Ver el Calendario de Google de otra persona
Si ya está utilizando el uso compartido del calendario y desea ver el Calendario de Google de otra persona, eso también es muy sencillo.
- Abre Google Calendars.
- Seleccione el cuadro vacío donde dice Agregar calendario.
- Escriba el nombre o la dirección de Gmail de la persona que desea ver.
- Selecciónelos de la lista a medida que aparecen.
El nombre solo aparecerá si ya han compartido un calendario con un grupo o individuos. Luego verá su calendario en la lista a la izquierda debajo de Mis calendarios.
Ver si alguien es libre con Google Calendar
Si está tratando de configurar una reunión o evento, puede verificar que las personas estén libres usando su propio calendario una vez que haya vinculado el suyo o tenga acceso a calendarios compartidos.
- Abre tu Google Calendar.
- Seleccione Crear a la izquierda para crear un evento.
- Déle un título, decida si es un evento o un recordatorio.
- Establecer una fecha y hora.
- Seleccione Más opciones en la parte inferior de la ventana.
- Seleccione Agregar invitados en Invitados a la derecha.
- Seleccione la pestaña Buscar una hora a la izquierda.
- Asegúrese de que Todos los invitados estén seleccionados en el cuadro y busque las horas del día seleccionado.
- Crea el evento, dale un título y presiona Guardar en la parte superior.
Si alguien está ocupado, el intervalo de tiempo se coloreará o aparecerá la palabra Ocupado. No podrá invitarlos si están marcados como ocupados en su calendario. Una vez que presione Guardar, cada invitado recibirá una invitación por correo electrónico y el evento se agregará a sus respectivos calendarios.
Crea un calendario público de Google
Para algunos, hacer que su propio calendario sea accesible para otros no se sienta bien y en algunas industrias, eso no es una opción. En esas situaciones, es mejor crear un calendario grupal separado para el departamento o equipo.
- Abre Google Calendar.
- Seleccione Crear en el menú de la izquierda para crear un nuevo calendario.
- Póngale un nombre y seleccione Crear calendario.
- Seleccione el icono de engranaje en la ventana del calendario para seleccionar Configuración.
- Seleccione el calendario que acaba de crear y seleccione Permisos de acceso.
- Marque la casilla junto a Poner a disposición del público.
Cuando dice "público", no necesariamente significa todo el mundo, sino aquellos dentro de su dominio de G Suite. Si no usa G Suite, cualquiera que obtenga la URL del calendario podrá ver lo que está sucediendo, así que manténgalo entre ustedes.
